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Comprender la regla final de CMS 2024 y cómo cumplir

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¿Qué es la Regla Final 2023 de CMS?

La regla final de CMS 2023 fue una nueva regulación que el Centro de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) anunció hace unos meses. Esta regulación requiere que los agentes registren y archiven todas las llamadas de «mercadeo» para Medicare y Medicaid. La fecha de implementación actual de esta regulación es el 1 de octubre de 2022.

NAHU describe además este fallo:

«Todos los agentes que inscriban beneficiarios en nuevos planes, ya sean clientes actuales o nuevos, deben cumplir con la obligación de registro. Aunque las llamadas de «mercadeo» se mencionan en el lenguaje de la regla, NAHU declaró que CMS trata la «inscripción» como «mercadeo». «Las aplicaciones en línea en las que los agentes ayudan a sus clientes también están sujetas a registro. Un barco es una excepción a la regla.

Es importante recordar que las discusiones sobre esta decisión aún están en curso y que podrían realizarse más revisiones. Visite estas fuentes para obtener más detalles sobre la regla final de CMS 2023:

  • NAHU
  • Revisión de la legislación nacional

Uso de un AMS para ayudarlo a cumplir con la regla final de CMS 2023

Los agentes ahora deben cumplir con dos aspectos importantes de la decisión:

  1. Todas las llamadas de «mercadeo» deben ser grabadas por los agentes.
  2. Los agentes deben guardar todas las grabaciones de llamadas.

Puede grabar llamadas telefónicas usando varios programas, pero es crucial saber dónde guardar las grabaciones para que sean fáciles de encontrar. Algunas ubicaciones para guardar grabaciones de llamadas son:

  • directorio de archivos local (es decir, Explorador de archivos)
  • almacenamiento basado en la nube para archivos (en Google Drive, Dropbox)
  • CRM para el Sistema de Gestión de Agencias (AMS)

El uso de una carpeta de archivos local puede generar problemas de accesibilidad porque es posible que no todos los miembros de su equipo tengan acceso a ella. Si bien puede mantener las grabaciones a mano, compartirlas es más complicado. Además, una vez que tenga varias grabaciones en su carpeta, la organización puede convertirse en un desafío.

Es más fácil acceder a las grabaciones de llamadas a través de un repositorio de archivos basado en la nube, pero no hay forma de vincular las grabaciones de llamadas a la información del cliente en su CRM o AMS utilizando este enfoque.

Al vincular inmediatamente la grabación de llamadas con el perfil del cliente, un AMS o CRM mejora la eficiencia tanto del almacenamiento como del acceso a sus registros de llamadas. Tener todos sus datos en un solo lugar facilita la recuperación y mejora la eficiencia de sus actividades de servicio al cliente y administración de datos.

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